POLITYKA PRYWATNOŚCI I OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH 

1. Postanowienia ogólne 

Niniejsza Polityka prywatności i ochrony danych osobowych określa zasady przetwarzania danych osobowych przez GENERAL ENERGY POLAND Sp. z o.o. w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym w związku z prowadzeniem strony internetowej www.generalenergy.com.pl, oficjalnych profili w mediach społecznościowych, komunikacją elektroniczną i telefoniczną, prowadzeniem korespondencji, przygotowywaniem ofert, udziałem w postępowaniach zakupowych i przetargowych, zawieraniem i realizacją umów oraz współpracą z klientami, operatorami systemów dystrybucyjnych energii elektrycznej, wykonawcami, podwykonawcami, dostawcami i innymi partnerami biznesowymi. 

Polityka została opracowana na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. 

Administrator stosuje zasady zgodności z prawem, rzetelności, przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania oraz integralności i poufności danych osobowych. 

2. Administrator danych osobowych 

Administratorem danych osobowych jest: 

GENERAL ENERGY POLAND Sp. z o.o. 

ul. Partyzantów 25, 43-300 Bielsko-Biała 

NIP: 5472234825 | KRS: 0001007126 | REGON: 523886148 

e-mail: office@generalenergy.com.pl | tel.: +48 33 471 10 00 

3. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych 

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw przysługujących na mocy RODO można skontaktować się z Administratorem: 

• pocztą elektroniczną: zahora@generalenergy.com.pl 

• telefonicznie: +48 516 340 989 

• pisemnie na adres siedziby Administratora: ul. Partyzantów 25, 43-300 Bielsko-Biała. 

4. Kogo dotyczy niniejsza Polityka 

Niniejsza Polityka ma zastosowanie do danych osobowych osób fizycznych, których dane są przetwarzane przez GENERAL ENERGY POLAND Sp. z o.o., w szczególności: 

• klientów i potencjalnych klientów; 

• przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą; 

• członków zarządów i innych organów podmiotów współpracujących; 

• prokurentów i pełnomocników; 

• pracowników i współpracowników kontrahentów; 

• osób wyznaczonych do kontaktu w związku z realizacją umów; 

• osób uczestniczących w postępowaniach zakupowych i przetargowych; 

• pracowników i przedstawicieli operatorów systemów dystrybucyjnych; 

• wykonawców i podwykonawców; 

• dostawców i producentów; 

• projektantów i osób uczestniczących w realizacji projektów; 

• osób odpowiedzialnych za odbiory, nadzór, uzgodnienia techniczne i realizację inwestycji; 

• osób odwiedzających oficjalne profile Spółki w mediach społecznościowych (np. LinkedIn, Facebook); 

• osób kontaktujących się ze Spółką; 

• osób korzystających ze strony internetowej; 

• osób ubiegających się o zatrudnienie lub współpracę ze Spółką. 

5. Podmioty, z którymi Administrator współpracuje 

W ramach prowadzonej działalności GENERAL ENERGY POLAND Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe osób связанных z podmiotami działającymi w szczególności w sektorze energetycznym, w tym operatorami systemów dystrybucyjnych i przedsiębiorstwami energetycznymi, a także wykonawcami, podwykonawcami, dostawcami, producentami oraz innymi partnerami biznesowymi. 

W szczególności współpraca może obejmować: 

• TAURON Dystrybucja S.A.; 

• PGE Dystrybucja S.A.; 

• ENEA Operator Sp. z o.o.; 

• ENERGA Operator S.A.; 

• E.ON Polska S.A. oraz podmioty z grupy E.ON; 

• innych operatorów systemów dystrybucyjnych i przedsiębiorstw energetycznych; 

• firmy wykonawcze i podwykonawcze; 

• producentów i dostawców urządzeń oraz materiałów; 

• firmy projektowe, serwisowe, transportowe i techniczne; 

• innych klientów i partnerów biznesowych. 

6. Sposoby komunikacji i pozyskiwania danych 

Administrator przetwarza dane osobowe pozyskiwane za pośrednictwem: 

• strony internetowej www.generalenergy.com.pl; 

• formularzy kontaktowych i ofertowych; 

• interakcji na profilach w mediach społecznościowych; 

• poczty elektronicznej; 

• telefonów służbowych; 

• korespondencji tradycyjnej oraz dokumentacji papierowej i elektronicznej; 

• platform zakupowych i przetargowych; 

• systemów informatycznych wykorzystywanych w ramach realizacji umów; 

• spotkań i bezpośrednich kontaktów biznesowych. 

7. Kategorie przetwarzanych danych 

W zależności od charakteru relacji lub współpracy Administrator przetwarza w szczególności: 

• imię i nazwisko; 

• stanowisko lub pełnioną funkcję; 

• nazwę reprezentowanego podmiotu; 

• służbowy adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu; 

• adres korespondencyjny i adres siedziby działalności; 

• informacje dotyczące reprezentacji lub pełnomocnictwa; 

• dane zawarte w korespondencji oraz w dokumentacji ofertowej, przetargowej i umownej; 

• informacje dotyczące realizowanych projektów, umów, uzgodnień technicznych, odbiorów i dostaw; 

• dane niezbędne do rozliczeń (w tym NIP, numer rachunku bankowego) w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą; 

• dane identyfikacyjne profili w mediach społecznościowych (np. identyfikator, zdjęcie profilowe, treść komentarzy i wiadomości); 

• dane techniczne i sieciowe (adres IP, pliki cookies, dane o przeglądarce). 

8. Źródła pozyskiwania danych 

Dane osobowe pozyskiwane są: 

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą; 

• od pracodawcy lub podmiotu, który dana osoba reprezentuje; 

• od kontrahentów i partnerów biznesowych; 

• z publicznie dostępnych rejestrów (KRS, CEIDG); 

• od dostawców platform społecznościowych (LinkedIn, Meta); 

• z dokumentacji przetargowej, zakupowej i realizacyjnej. 

W przypadku pozyskania danych z innych źródeł niż bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, Administrator realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO, z uwzględnieniem wyłączeń przewidzianych prawem. 

9. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych 

Lp.	Cel przetwarzania	Podstawa prawna (RODO)
1	Obsługa zapytań, prowadzenie korespondencji i komunikacji bieżącej	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)
2	Przygotowywanie ofert, negocjacje, podejmowanie działań przed zawarciem umowy	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakty z reprezentantami)
3	Zawarcie i realizacja umów oraz zamówień	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (strona umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (osoby reprezentujące / wyznaczone do kontaktu)
4	Udział w postępowaniach przetargowych i zakupowych oraz realizacja inwestycji	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (realizacja celów biznesowych i zobowiązań kontraktowych)
5	Rozliczenia finansowe, wystawianie faktur, prowadzenie księgowości i realizacja obowiązków podatkowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych)
6	Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w ochronie praw Spółki)
7	Prowadzenie oficjalnych profili w mediach społecznościowych (LinkedIn, Facebook) i budowanie wizerunku	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w promowaniu działalności Spółki)
8	Zapewnienie prawidłowego działania, analizy i marketingu na stronie internetowej (poprzez pliki cookies)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda użytkownika wyrażona w banerze cookies) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (cookies niezbędne)
9	Przeprowadzenie procesów rekrutacyjnych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (Kodeks pracy), art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na przyszłe rekrutacje)

10. Przetwarzanie danych w Mediach Społecznościowych 

Administrator prowadzi oficjalne profile w serwisach społecznościowych (m.in. LinkedIn, Facebook). W związku z tym przetwarzane są dane osób odwiedzających te profile, wchodzących w interakcje (polubienia, komentarze, udostępnienia) lub przesyłających wiadomości prywatne. 

Dane te przetwarzane są wyłącznie w celu prowadzenia profilu, budowania wizerunku marki, informowania o działalności Spółki oraz udzielania odpowiedzi na wiadomości (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

W zakresie analizy statystycznej odwiedzin profilu Administrator oraz dostawcy serwisów (np. Meta Platforms Ireland Ltd., LinkedIn Ireland Unlimited Company) pełnią funkcję współadministratorów. Szczegółowe zasady dotyczące podziału odpowiedzialności dostępne są w regulaminach i politykach prywatności poszczególnych dostawców tych serwisów. 

11. Odbiorcy danych osobowych 

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora lub podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w tym: 

• dostawcom usług hostingowych, IT, poczty elektronicznej i systemów dziedzinowych (ERP, CRM); 

• podmiotom świadczącym usługi księgowe, kadrowe, prawne, doradcze i audytorskie; 

• podwykonawcom, firmom projektowym, dostawcom i podmiotom uczestniczącym w realizacji inwestycji energetycznych; 

• operatorom systemów dystrybucyjnych (OSD); 

• firmom kurierskim i pocztowym; 

• organom administracji publicznej, sądom i służbom państwowym – na podstawie właściwych przepisów prawa. 

12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) 

Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych poza EOG. W przypadku korzystania z usług dostawców globalnych (np. dostawców rozwiązań IT, serwisów społecznościowych), przekazanie danych poza EOG następuje z zachowaniem odpowiednich gwarancji prawnych przewidzianych w Rozdziale V RODO, w tym na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub w oparciu o decyzje o odpowiednim poziomie ochrony (Data Privacy Framework). 

13. Okres przechowywania danych 

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane: 

• Korespondencja i zapytania: przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń (co do zasady do 3 lub 6 lat); 

• Wykonanie umowy: przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa i niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami; 

• Dokumentacja podatkowa i księgowa: przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; 

• Media społecznościowe: do czasu usunięcia komentarza/interakcji przez użytkownika lub wniesienia skutecznego sprzeciwu; 

• Dane przetwarzane na podstawie zgody (w tym cookies): do momentu wycofania zgody lub upływu okresu jej ważności. 

14. Prawa osób, których dane dotyczą 

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa: 

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO); 

• prawo do sprostowania (poprawiania) danych (art. 16 RODO); 

• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach określonych w art. 17 RODO; 

• prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO); 

• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO); 

• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem). 

15. Prawo do wniesienia sprzeciwu 

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności tej osoby, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 

16. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego 

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). 

17. Strona internetowa, Pliki Cookies oraz Technologie Śledzące 

Strona www.generalenergy.com.pl wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania serwisu, analizy ruchu oraz działań marketingowych. 

17.1. Rodzaje stosowanych plików cookies 

• Niezbędne pliki cookies: Niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej, nawigacji oraz bezpieczeństwa. Stosowane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ich zablokowanie może spowodować nieprawidłowe działanie strony. 

• Analityczne / wydajnościowe pliki cookies: Umożliwiają zbieranie informacji o sposobie korzystania ze strony, liczbie odwiedzin i źródłach ruchu (np. Google Analytics). Stosowane są wyłącznie po wyrażeniu zgody przez użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). 

• Funkcjonalne i marketingowe pliki cookies: Pozwalają na zapamiętanie preferencji użytkownika oraz dopasowanie treści reklamowych. Stosowane są wyłącznie po wyrażeniu zgody przez użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). 

17.2. Zarządzanie zgodami na pliki cookies 

Przy pierwszej wizycie na stronie użytkownikowi wyświetlany jest baner zarządzania zgodami (Consent Management Platform). Użytkownik ma możliwość zaakceptowania wszystkich cookies, odrzucenia opcjonalnych cookies lub wyboru szczegółowych preferencji. Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać swoje zgody poprzez kliknięcie w ikonę/link zarządzania cookies w stopce strony www.generalenergy.com.pl lub poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej. 

18. Dobrowolność podania danych 

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne. Jednakże w przypadku braku podania danych niezbędnych do realizacji umowy, obsługi zapytania, udziału w przetargu lub wystawienia faktury, realizacja danej usługi lub czynności nie będzie możliwa. 

19. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie 

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO. 

20. Bezpieczeństwo danych 

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (w tym szyfrowanie połączeń SSL/TLS, kontrolę dostępu, kopie zapasowe, procedury bezpieczeństwa IT), aby zapewnić stopień ochrony danych osobowych odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. 

21. Odnośniki do innych stron internetowych 

Strona www.generalenergy.com.pl może zawierać odnośniki do zewnętrznych witryn internetowych. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady ochrony prywatności obowiązujące na tych stronach. Zachęca się użytkowników do zapoznania się z politykami prywatności właściwymi dla odwiedzanych witryn. 

22. Zmiany Polityki prywatności 

Niniejsza Polityka prywatności podlega okresowemu przeglądowi i aktualizacji w przypadku zmian w przepisach prawa, technologiach lub sposobie przetwarzania danych przez Spółkę. Aktualna wersja Polityki jest zawsze publikowana na stronie www.generalenergy.com.pl